管理人のべぎやすです。
今回は、エクセルの縦型シフト表！「人件費が見えるタテ型シフト表」、のご紹介です。
店舗や事業所のシフト管理では、スタッフの勤務日や勤務時間を調整するだけでなく、人件費も考慮しながらシフトを作成する必要があります。特に、スタッフの人数が多くなると、勤務状況の確認や人件費の計算に手間がかかりがちです。
そのようなシフト管理に便利なのが、Excelで使える「人件費が見えるタテ型シフト表」です。
このテンプレートは、スタッフ12人までの月間シフトを作成できる無料のExcelファイルです。スタッフの名前を横方向、日付を縦方向に配置したレイアウトで、日々の勤務予定を一覧で確認できます。
さらに、シフトの入力に合わせて出勤日数や実働時間、時給の合計などを自動計算できるため、シフト管理と人件費の把握をまとめて行えるのが特徴です。
シフト名は7文字まで入力でき、勤務時間や時給などの設定も変更できます。一般的なシフト表として利用するだけでなく、職場の勤務形態に合わせて編集できる点も魅力です。
ここでは、「人件費が見えるタテ型シフト表」の特徴や便利な機能、具体的な活用方法、利用する際の注意点について詳しく解説します。
ということで。
この記事では、エクセルの縦型シフト表！「人件費が見えるタテ型シフト表」、について紹介したいと思います。
「人件費が見えるタテ型シフト表」なら縦型でシフトを管理できる
この「人件費が見えるタテ型シフト表」を使えば縦型でシフトを管理できるそうです。
具体的には以下の通り。
＝＝ここから＝＝
人件費が見える!7文字まで対応の無料Excelタテ型シフト表テンプレート
内容説明
スタッフ12人まで対応した、無料で使えるExcelタテ型シフト表テンプレートです。
スタッフの名前を横方向、日付を縦方向に配置したレイアウトで、1か月単位のシフトを作成できます。シフト名は7文字まで入力できます。
シフトを作りながら人件費の目安も確認できるので、店舗や事業所などの月間シフト作成に便利です。
● 主な特徴
・12人までのスタッフに対応
・スタッフの名前を横方向、日付を縦方向に配置
・7文字までのシフト名に対応
・月を入力すると日付・曜日を自動表示
・シフトの入力から出勤日数を自動計算
・シフトごとの設定時間から実働時間を自動計算
・時給を入力すると時給合計を自動計算
・祝日の登録に対応
・A4横1ページで印刷可能
・Excelなので、職場に合わせて自由に編集可能
シフト名や勤務時間、時給などを変更して、自分の職場に合わせてご利用いただけます。
また、付属の「書式と数式の解説」シートで、使用している数式や条件付き書式を確認できます。
● こんな方におすすめ
・無料のExcelシフト表を探している
・タテ型のシフト表を使いたい
・長めのシフト名を入力できるシフト表を使いたい
・スタッフ12人程度のシフトを管理したい
・シフトと一緒に人件費の目安も確認したい
・手書きのシフト表からExcelに変えたい
・自分の職場に合わせてシフト表を編集したい
Excelでタテ型のシフト表を作りたい方は、ぜひお試しください。
● ご利用について
このファイルは無料でご利用いただけます。
一般的なシフト管理を想定した素材のため、入力制限やチェック処理は入れていません。また、数式が入っているセルの保護も行っていません。必要に応じて、ご自身でセルを保護してご利用ください。
無料配布につき、個別の操作サポートやカスタマイズ等には対応しておりません。
● より詳しい情報については、下記ホームページにてご紹介しております。
https://pitasoft-factory.com/index.php?excel-shift-template02_jinkenhi
＝＝ここまで＝＝
ということだそうです。
このソフトを使えば縦型でシフト管理ができるんですね～
人件費が見えるタテ型シフト表の主な特徴
スタッフ12人までのシフトを管理できる
このテンプレートは、最大12人のスタッフを登録して使用できるExcelシフト表です。
小規模な店舗や飲食店、販売店、事務所など、スタッフの人数が比較的少ない職場での月間シフト管理に適しています。
例えば、店舗で働くスタッフが10人いる場合、それぞれの勤務予定を1か月分まとめて入力し、出勤日や勤務状況を確認できます。スタッフごとに別々の表を作る必要がないため、全体の勤務予定を把握しやすくなります。
スタッフの名前を横方向に配置することで、同じ日付の勤務予定を横に見比べられるのもポイントです。誰が出勤するのか、どのスタッフが休みなのかを確認しやすく、シフト作成時の調整にも役立ちます。
ただし、登録できるスタッフ数は12人までです。13人以上のスタッフを管理する場合は、テンプレートの構成を変更するか、別の管理方法を検討する必要があります。
スタッフ名が横方向、日付が縦方向のレイアウト
一般的なシフト表には、スタッフ名を縦方向、日付を横方向に配置するタイプもあります。一方、このテンプレートはスタッフ名を横方向、日付を縦方向に配置するタテ型のレイアウトです。
日付が上から下へ並んでいるため、月初から月末までの勤務予定を日付順に確認できます。
例えば、月曜日から日曜日までの勤務状況を確認したい場合も、日付と曜日を見ながら、その日に誰が勤務するのかをチェックできます。
また、特定の日にスタッフが何人出勤する予定なのかを確認したり、休みが集中している日を見つけたりする際にも便利です。
タテ型のシフト表は、日付を基準に勤務予定を確認したい場合や、毎日の勤務状況を順番にチェックしたい場合に使いやすい形式です。
シフト名は7文字まで入力できる
シフト表を作成するときは、勤務区分をわかりやすく設定することが大切です。
例えば、早番、遅番、通常勤務、短時間勤務など、職場によってさまざまな勤務パターンがあります。勤務区分を記号だけで管理すると、どの時間帯の勤務なのかがわかりにくくなることもあります。
「人件費が見えるタテ型シフト表」では、シフト名を7文字まで入力できます。
短い記号だけでなく、ある程度具体的な名称を設定できるため、職場独自の勤務区分も管理しやすくなります。
例えば、次のようなシフト名を設定する方法があります。
- 早番
- 遅番
- 通常勤務
- 短時間勤務
- 開店準備
- 閉店作業
実際に設定するシフト名や勤務時間は、職場の勤務形態に合わせて調整できます。
シフト名を統一しておけば、スタッフが勤務予定を確認するときにも内容を把握しやすくなります。なお、シフト名は7文字までという制限があるため、長い名称を使用する場合は短縮するなどの工夫が必要です。
人件費が見えるタテ型シフト表の便利な機能
月を入力すると日付と曜日を自動表示
毎月のシフト表を作成する際、日付や曜日を一つずつ入力するのは意外と手間がかかります。入力ミスがあると、勤務予定と実際の日付がずれてしまう可能性もあります。
このテンプレートでは、対象となる月を入力すると、日付と曜日が自動的に表示されます。
月が変わるたびに日付をすべて入力し直す必要がないため、毎月のシフト作成にかかる手間を減らせます。
例えば、4月のシフトを作成したあとに5月のシフトを作成する場合、対象月を変更することで、その月の日付と曜日に合わせた表を準備できます。
日付や曜日の入力作業を減らせることは、シフト作成の効率化だけでなく、入力ミスの防止にもつながります。
ただし、実際の勤務予定を作成する際には、祝日や店舗の営業日、定休日などを別途確認することが大切です。
シフトの入力から出勤日数を自動計算
スタッフごとの出勤日数を把握することも、シフト管理では重要な作業です。
勤務予定を確認しながら出勤日数を手作業で数えていると、スタッフの人数が増えるほど確認に時間がかかります。シフトを変更したときに、出勤日数を数え直さなければならない場合もあります。
このテンプレートでは、シフトを入力すると、スタッフごとの出勤日数を自動計算できます。
そのため、月間の勤務予定を作成しながら、それぞれのスタッフが何日出勤する予定なのかを確認できます。
例えば、スタッフごとの出勤日数を見比べることで、勤務日数に偏りがないかを確認する際にも役立ちます。
ただし、出勤日数が同じであっても、勤務時間が同じとは限りません。短時間勤務と長時間勤務が混在している場合は、出勤日数だけでなく実働時間も確認する必要があります。
シフトごとの設定時間から実働時間を自動計算
シフト管理では、出勤日数と同じくらい重要なのが実働時間です。
例えば、同じ月に20日出勤するスタッフが2人いても、一方が1日4時間勤務、もう一方が1日8時間勤務であれば、月間の実働時間は大きく異なります。
そのため、出勤日数だけを見て勤務量を判断するのではなく、実際に働く時間も把握することが大切です。
このテンプレートでは、シフトごとに設定した時間をもとに、スタッフの実働時間を自動計算できます。
例えば、早番を6時間、遅番を7時間、短時間勤務を4時間として設定した場合、入力されたシフトに応じて勤務時間を計算できます。
シフトを変更すると勤務時間の合計も変わるため、勤務予定を調整しながら月間の実働時間を確認しやすくなります。
なお、ここでいう実働時間は、あらかじめ設定したシフト時間をもとに計算するものです。休憩時間の扱いや実際の出退勤時刻との照合など、職場独自の勤怠管理まで自動的に完結するものではありません。
実際の勤務時間と計算結果に差が生じないよう、シフトごとの設定時間を適切に登録することが重要です。
時給を入力すると時給合計を自動計算
このテンプレートの大きな特徴が、時給を入力すると時給合計を自動計算できることです。
シフトを作成するときに人件費も確認できれば、勤務予定の調整や人員配置の検討に役立ちます。
例えば、時給1,200円のスタッフが月に80時間勤務する場合、単純計算で時給に基づく賃金は96,000円です。
時給1,200円×80時間＝96,000円
このように、時給と勤務時間がわかれば、基本となる賃金の目安を計算できます。
スタッフごとの勤務時間や時給を確認できることで、月間シフトを作成する段階から、人件費がどの程度になるのかを把握しやすくなります。
例えば、売上が少なくなることが予想される日には、必要な業務を維持できる範囲で勤務時間を調整するなど、人員配置を検討する際の参考にできます。
ただし、計算される金額は設定された時給と勤務時間などに基づく目安です。時間外労働の割増賃金、深夜勤務の割増賃金、各種手当、社会保険料などを含めた会社全体の人件費と一致するとは限りません。
実際の給与計算や会計処理に使用する場合は、別途必要な項目を確認する必要があります。
祝日の登録にも対応
店舗や事業所のシフト管理では、祝日を意識した勤務計画が必要になることがあります。
祝日は通常の平日と比べて来店客数が増える店舗もあれば、反対に営業を休止する事業所もあります。そのため、祝日を確認しながらシフトを作成することが重要です。
このテンプレートは、祝日の登録に対応しています。
祝日を登録しておけば、月間のシフト表を作成するときに、祝日を考慮した勤務計画を立てやすくなります。
ただし、祝日に勤務した場合の賃金や割増賃金の扱いは、会社の賃金規程や実際の勤務条件などによって異なります。祝日を登録する機能と、祝日勤務に対する賃金計算は別のものとして考える必要があります。
人件費が見えるタテ型シフト表を使うメリット
シフト作成と人件費の確認を同時に進められる
通常のシフト表では、勤務予定を作成したあとに、別の表や電卓を使って人件費を計算することがあります。
この方法では、シフトを変更するたびに人件費を再計算しなければならず、確認作業が増えがちです。
一方、人件費が見えるタテ型シフト表なら、勤務予定の入力と出勤日数、実働時間、時給に基づく金額の確認をまとめて進められます。
例えば、ある日の勤務時間を変更した場合、その変更がスタッフの月間実働時間や人件費の目安にどのように影響するかを確認しやすくなります。
シフトを完成させてから人件費を計算するのではなく、作成途中から費用を意識できるため、調整作業を効率化しやすいのがメリットです。
人員配置の偏りを確認しやすい
シフトを作成するときは、単純に出勤人数をそろえるだけでなく、必要な時間帯に適切な人数を配置することが大切です。
例えば、午前中に業務が集中する職場では、午前中に勤務するスタッフが十分に確保されているかを確認する必要があります。
また、特定のスタッフに勤務日数や勤務時間が偏っていないかをチェックすることも重要です。
タテ型シフト表では、日付ごとの勤務予定を一覧で確認できるため、スタッフの休みが集中している日や、勤務人数が少ない日を見つける際に役立ちます。
出勤日数や実働時間も確認しながら調整すれば、勤務量のバランスを考慮したシフト作成につなげられます。
無料で利用でき、Excelで自由に編集できる
シフト管理のために専用のシステムを導入すると、利用料金や初期設定などを検討する必要があります。
一方、このテンプレートは無料で利用できるExcelファイルです。新たなシフト管理サービスを契約することなく、月間シフトの作成を始められます。
Excel形式なので、職場の運用に合わせてシフト名や勤務時間、時給などを変更できる点も便利です。
例えば、早番と遅番の勤務時間が職場によって異なる場合でも、設定を調整することで、自分の職場に合ったシフト表として利用できます。
ただし、自由に編集できることは、数式や書式を誤って変更してしまう可能性があることも意味します。編集する際は、元のファイルを別名で保存しておくと安心です。
A4横1ページで印刷できる
シフト表を作成したあと、紙に印刷してスタッフに配布したり、事務所や休憩室などで確認できるように掲示したりする職場もあります。
このテンプレートは、A4横1ページで印刷できる仕様です。
印刷したシフト表を使用すれば、パソコンを開かなくても勤務予定を確認できます。職場内で紙のシフト表を共有している場合にも活用しやすい形式です。
ただし、プリンターの設定やExcelの印刷設定、使用する用紙などによって、印刷結果が変わることがあります。実際に配布する前にプレビューで確認し、文字が小さくなりすぎていないか、必要な情報が1ページに収まっているかを確認するとよいでしょう。
人件費が見えるタテ型シフト表の使い方
対象となる月を設定する
まず、シフトを作成する対象月を設定します。
対象月を入力すると日付と曜日が自動表示されるため、月間の勤務予定を入力するための土台を準備できます。
シフトを作成する前に、営業日や定休日、祝日、繁忙期などを確認しておくと、その月に必要な人員配置を考えやすくなります。
スタッフ名を入力する
次に、シフト表にスタッフの名前を入力します。
最大12人まで登録できるため、管理するスタッフを表に配置し、それぞれの勤務予定を入力できる状態にします。
スタッフ名の入力後は、名前の誤りや重複がないかを確認しておくと、シフト作成時の混乱を防ぎやすくなります。
シフト名と勤務時間を設定する
続いて、職場で使用するシフト名と、それぞれの勤務時間を設定します。
例えば、早番、遅番、通常勤務、短時間勤務など、実際に使う勤務区分を登録します。シフト名は7文字まで入力できるため、長い名称を使用する場合は、内容がわかる範囲で短くまとめます。
勤務時間の設定は、自動計算される実働時間や人件費の目安に影響します。休憩時間を差し引いた時間を設定するのかなど、職場で採用している計算方法に合わせて設定内容を確認することが大切です。
各スタッフの勤務予定を入力する
シフト名や勤務時間を設定したら、日付ごとにスタッフの勤務予定を入力します。
スタッフの希望休や勤務可能な時間帯、業務量などを考慮しながら、1か月分のシフトを作成していきます。
シフトの入力に合わせて出勤日数や実働時間が自動計算されるため、勤務予定を作成しながらスタッフごとの勤務状況を確認できます。
入力が終わったら、出勤人数が不足している日や、特定のスタッフに勤務が集中している日がないかを見直します。
時給を入力して人件費の目安を確認する
シフトを入力したら、スタッフごとの時給を設定し、人件費の目安を確認します。
勤務時間が長いスタッフや、時給が異なるスタッフがいる場合は、それぞれの条件を反映させて確認することが重要です。
人件費の目安が想定より高い場合は、必要な人員を確保できているかを確認したうえで、勤務時間や配置を見直します。
ただし、人件費を抑えることだけを優先すると、業務に必要な人員が不足する可能性があります。接客や作業の品質、安全性なども考慮しながら、適切なシフトを作成することが大切です。
完成したシフト表を確認して印刷する
シフトが完成したら、日付や曜日、スタッフ名、勤務区分、出勤日数、実働時間などを確認します。
入力ミスや設定ミスがあると、自動計算される数値にも影響する可能性があります。特に、勤務時間や時給を変更した場合は、計算結果が想定どおりになっているかを確認しておくと安心です。
問題がなければ、印刷プレビューで表示を確認し、必要に応じてA4横1ページで印刷します。
スタッフに配布する場合は、最新版のシフト表がわかるように管理しておくと、古いシフト表を参照してしまうトラブルも防ぎやすくなります。
付属の「書式と数式の解説」シートも活用できる
Excelのシフト表では、自動計算の仕組みがわからないと、設定を変更したときに不安を感じることがあります。
特に、勤務時間や時給を自分の職場に合わせて変更したい場合は、どのような数式が使われているのかを把握しておくと便利です。
このテンプレートには、「書式と数式の解説」シートが付属しています。
このシートでは、使用されている数式や条件付き書式を確認できます。
数式は、出勤日数や実働時間などを自動計算するための仕組みです。一方、条件付き書式は、セルに入力された内容などに応じて、文字や背景の色などの書式を自動的に変更するExcelの機能です。
こうした仕組みを確認できるため、Excelの基本的な機能を理解しながらテンプレートを利用したい場合にも役立ちます。
ただし、数式や条件付き書式を変更すると、計算結果や表示が変わる可能性があります。仕組みを十分に理解していない場合は、元の数式や書式を残した状態で利用するほうが安心です。
利用する前に知っておきたい注意点
入力制限やチェック処理は設定されていない
このテンプレートは、一般的なシフト管理を想定した無料素材です。そのため、入力制限やチェック処理は組み込まれていません。
例えば、入力するシフト名や勤務時間を誤った場合でも、内容によっては自動的にエラーを知らせてくれるとは限りません。
勤務時間や時給などの設定を間違えると、人件費の計算結果にも影響する可能性があります。入力後には、設定内容や計算結果を確認する習慣をつけることが大切です。
数式が入ったセルも保護されていない
Excelのセルには、文字や数値を入力するセルだけでなく、計算式が設定されているセルもあります。
このテンプレートでは、数式が入っているセルの保護も行われていません。そのため、誤って数式を削除したり、別の内容で上書きしたりする可能性があります。
数式が壊れると、出勤日数や実働時間、人件費などが正しく計算されなくなるおそれがあります。
必要に応じて、Excelのシート保護機能を使い、数式が入ったセルを編集できないように設定するとよいでしょう。
また、編集を始める前に元のファイルを複製しておけば、誤操作が発生した場合でも、元の状態に戻しやすくなります。
人件費はあくまで目安として確認する
シフト表で計算できる人件費は、設定された時給や勤務時間などに基づく金額です。実際に会社が負担する人件費のすべてを自動計算できるわけではありません。
例えば、深夜勤務や時間外労働の割増賃金、各種手当、社会保険料などは、別途考慮が必要になる場合があります。
また、実際の勤務時間が予定と異なった場合は、シフト表の計算結果と実際の賃金が一致しないこともあります。
そのため、このテンプレートは月間シフトを作成するときの人件費の目安を確認する目的で使用し、正式な給与計算や勤怠管理には必要な確認作業を別途行うことが重要です。
個別の操作サポートやカスタマイズには対応していない
このファイルは無料配布されているため、個別の操作サポートやカスタマイズなどには対応していません。
職場独自の勤務区分を追加したい場合や、スタッフ数を増やしたい場合、計算方法を変更したい場合などは、Excelの操作方法を確認しながら自分で編集する必要があります。
大幅なカスタマイズを行うと、元の数式や書式に影響する可能性もあるため、編集前のバックアップを用意しておくことをおすすめします。
人件費が見えるタテ型シフト表はこんな職場におすすめ
このテンプレートは、次のような条件に当てはまる職場で活用しやすいシフト表です。
- 無料で使えるExcelシフト表を探している
- スタッフ12人程度の月間シフトを管理したい
- スタッフ名を横方向、日付を縦方向に配置したい
- 7文字までのシフト名を入力したい
- シフトの入力と同時に出勤日数を確認したい
- スタッフごとの実働時間を把握したい
- 勤務予定を作成しながら人件費の目安を確認したい
- 手書きのシフト表からExcelに移行したい
- 職場に合わせて勤務時間や時給などを変更したい
- A4横1ページで印刷できるシフト表を使いたい
一方、スタッフが13人以上いる職場や、複雑な勤務ルールを細かく管理したい職場では、テンプレートの拡張や専用のシフト管理システムが必要になる場合があります。
また、スタッフの希望休の自動集計や勤務時間の重複チェックなど、個別の高度な機能が必要な場合は、標準で対応できる範囲を確認してから導入することが大切です。
まずは、現在のシフト管理でどのような作業に時間がかかっているのかを整理し、必要な機能が備わっているかを確認すると、職場に合った管理方法を選びやすくなります。
人件費が見えるタテ型シフト表のダウンロード方法
「人件費が見えるタテ型シフト表」の詳しい情報は、配布元の公式サイトで確認できます。
テンプレートの機能や利用条件を確認したうえで、必要に応じてダウンロードして利用できます。
詳しい情報はこちらです。
人件費が見える！7文字まで対応の無料Excelタテ型シフト表テンプレート
無料で利用できるExcelファイルなので、専用システムを導入する前に、シフト管理の方法を見直したい場合にも検討しやすい選択肢です。
利用する際は、対象月やスタッフ名、シフト名、勤務時間、時給などを職場に合わせて設定し、計算結果に問題がないことを確認してから運用するとよいでしょう。
人件費が見えるタテ型シフト表、上手く使って下さいね！
●興味がある方はこちらのページから内容を確認して下さい。
（参考）
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