管理人のべぎやすです。
今回は、複数のエクセルブックのデータ一覧を作成！「WBS集計／勤務告書 集計ツール」、のご紹介です。
複数のExcelブックに保存されたデータを、一つひとつ開いて確認したり、別のファイルに転記したりする作業は、意外と時間がかかるものです。
特に、プロジェクトごとにWBS（作業分解構成図）を管理している場合や、社員ごとに勤務報告書を作成している場合などは、ファイルの数が増えるほど集計作業も複雑になります。
こうした作業を効率化できるのが、今回紹介する「WBS集計／勤務報告書 集計ツール」です。
このツールは、複数のフォルダ配下に保存されているExcelブックを読み込み、必要なデータを一覧形式にまとめられるフリーソフトです。
WBS集計ツール Ver 1.0と勤務報告書S集計ツール Ver 1.2の2種類が含まれており、それぞれの用途に合わせてデータを集約できます。
さらに、オープンソースとして公開されているため、集計する項目や処理内容を自分で変更できる点も大きな特徴です。
ここでは、WBS集計／勤務報告書 集計ツールの概要や主な機能、活用できる場面、オープンソースならではのメリット、動作環境などを詳しく紹介します。
ということで。
この記事では、複数のエクセルブックのデータ一覧を作成！「WBS集計／勤務告書 集計ツール」、について紹介したいと思います。
「WBS集計／勤務告書 集計ツール」なら複数のエクセルブックのデータ一覧が作成できる
この「WBS集計／勤務告書 集計ツール」を使えば複数のエクセルブックのセータ一覧が簡単に作成できるそうです。
具体的には以下の通り。
＝＝ここから＝＝
〇以下のブログに当ソフトの情報を掲示しています
マウスでガントチャートが引けるスケジュール管理公式ブログ
https://ameblo.jp/gogomiya2013/
ソフトの概要 _/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/
WBS集計／勤務告書 集計ツール
〇ソフトの概要
複数のフォルダ配下にあるEXCELブックを読み込んで、データの一覧を作成するツールです
オープンソースなので項目を変更すれば色々な用途に使えます
以下の2つの集計ツールを含んでいます
・WBS集計ツール Ver 1.0
・勤務報告書S集計ツール Ver 1.2
〇オープンソース
EXCELはパラメータが変わる事がありますがそういう場合も自分でコードを修正できるので安心です
(EXCELソフトは何年か経ちエラーで動かなくなってもソース非公開なので直せないものが沢山あります)
〇動作環境
EXCEL2010／2013／2016／2019／Microsoft 365
〇取り扱い種別
・オープンソースのフリーソフトです
＝＝ここまで＝＝
ということだそうです。
このソフトを使えば複数のエクセルブックのデータ一覧が作成できるんですね～
WBS集計／勤務報告書 集計ツールとは？
WBS集計／勤務報告書 集計ツールは、複数のフォルダに保存されているExcelブックを読み込み、ブック内のデータを一覧としてまとめるためのツールです。
通常、複数のExcelファイルに分散している情報を集計するには、各ファイルを開いて必要な項目を確認し、別のシートやブックに転記する必要があります。
ファイル数が少なければ手作業でも対応できますが、対象となるExcelブックが数十個、数百個と増えてくると、作業時間も大きくなります。
また、手作業による転記では、コピーする範囲を間違えたり、入力漏れが発生したりする可能性もあります。
このツールは、そうした複数ファイルのデータをまとめる作業を効率化するために利用できます。
特に、複数のフォルダに分かれているExcelブックを対象にできるため、ファイルを一か所に集め直す手間を減らせる点が特徴です。
2種類の集計ツールを収録
本ソフトには、次の2種類の集計ツールが含まれています。
・WBS集計ツール Ver 1.0
・勤務報告書S集計ツール Ver 1.2
WBS集計ツールは、プロジェクトの作業計画や進捗管理などに利用されるWBS関連のデータをまとめる用途に適しています。
一方、勤務報告書S集計ツールは、勤務報告書に記載された情報を集計するためのツールです。
どちらも複数のExcelブックに分散した情報を一覧化するという基本的な考え方は共通していますが、対象とするデータの種類が異なります。
業務で扱っているExcelファイルの内容に合わせて使い分けられるのが便利なポイントです。
複数フォルダに保存されたExcelブックをまとめて集計
このツールの大きな特徴は、複数のフォルダ配下にあるExcelブックを読み込んで、データを一覧化できることです。
例えば、業務で使用するExcelファイルが次のように保存されているケースを考えてみます。
・プロジェクトAのフォルダ
・プロジェクトBのフォルダ
・プロジェクトCのフォルダ
・各担当者の勤務報告書フォルダ
このように、情報が複数のフォルダに分散していると、必要なデータを確認するだけでも手間がかかります。
通常の方法では、フォルダを順番に開き、Excelブックを一つずつ確認して必要な情報を取り出すことになります。
ファイル数が多くなるほど、集計にかかる時間も増えていきます。
WBS集計／勤務報告書 集計ツールでは、複数のフォルダ配下にあるExcelブックを読み込んで一覧を作成できるため、こうした集計作業の負担軽減につながります。
ファイルを個別に開く作業を減らせる
複数のExcelファイルを扱う業務では、ファイルを開いて内容を確認する作業そのものが負担になることがあります。
例えば、10人分の勤務報告書を確認する場合、10個のExcelブックを順番に開いて、必要な情報を確認しなければなりません。
さらに、対象者が増えれば、それだけ確認するファイルも増えていきます。
集計ツールを利用してデータを一覧化できれば、ファイルごとに情報を確認する手間を減らせます。
また、一覧形式でデータを確認できることは、複数のファイルにまたがる情報を比較したい場合にも役立ちます。
ただし、実際に読み込めるファイルの形式やシート構成、集計対象となる項目については、ツールの仕様に従う必要があります。
WBS集計ツール Ver 1.0の特徴
WBSは、Work Breakdown Structureの略称で、日本語では作業分解構成図などと呼ばれます。
プロジェクトを進める際に、必要な作業を細かく分解して整理するための管理手法です。
大きなプロジェクトでは、複数の作業項目や担当者、スケジュールなどを管理する必要があります。
そのため、WBSをExcelで作成し、プロジェクト単位や担当者単位で管理しているケースも少なくありません。
しかし、複数のプロジェクトで別々のExcelブックを使用している場合、全体の状況を把握するには、それぞれのファイルを確認する必要があります。
WBS集計ツール Ver 1.0は、こうした複数のExcelブックに分散したWBS関連データを集計し、一覧化するためのツールです。
複数のプロジェクト情報を確認しやすくする
例えば、複数のプロジェクトでWBSを管理している場合、プロジェクトごとのExcelブックを個別に確認するだけでは、全体の情報を把握しにくくなります。
集計によってデータを一覧化できれば、分散している情報を一か所で確認しやすくなります。
特に、複数のプロジェクトを並行して進めている場合や、同じ形式のWBSファイルを複数管理している場合に役立ちます。
WBSの情報を集約することで、プロジェクト管理に必要なデータを整理する作業の効率化が期待できます。
勤務報告書S集計ツール Ver 1.2の特徴
勤務報告書は、社員やスタッフが勤務状況などを記録するために使用する書類です。
Excelで勤務報告書を作成している職場では、担当者ごとにファイルを分けて管理するケースがあります。
例えば、毎月の勤務報告書を社員ごとに作成している場合、対象者が多くなるほど確認するファイルも増えていきます。
それぞれのExcelブックから必要な情報を取り出し、別のファイルにまとめる作業には時間がかかります。
勤務報告書S集計ツール Ver 1.2は、こうした勤務報告書に関するデータを集計するためのツールです。
勤務報告書のデータを一覧化するメリット
勤務報告書を個別に管理していると、複数のファイルを横断して情報を確認する必要があります。
集計ツールを利用して一覧化できれば、分散しているデータをまとめて確認しやすくなります。
例えば、月ごとに作成した勤務報告書の情報を整理したい場合や、複数の担当者のデータをまとめて扱いたい場合などに活用できます。
また、集計したデータを一覧として確認できることは、後から内容をチェックしたり、必要な情報を探したりする際にも便利です。
ただし、勤務時間の自動計算や給与計算、勤怠管理システムとの連携などが備わっていることを示す情報はありません。
そのため、勤務報告書のデータを集計するための補助ツールとして位置付け、実際の利用範囲はソフトの仕様に合わせて確認することが大切です。
オープンソースだから集計項目を変更できる
WBS集計／勤務報告書 集計ツールの注目したい特徴が、オープンソースで公開されていることです。
一般的なフリーソフトでは、利用できる機能や集計項目があらかじめ決められており、利用者が自由に処理内容を変更できないケースがあります。
そのため、Excelの仕様が変わったり、業務で使用するファイルの構成が変わったりした場合に、ソフトが正常に動作しなくなる可能性があります。
また、ソフトの開発が終了してしまうと、不具合が発生しても修正できないことがあります。
一方、オープンソースのソフトは、公開されているソースコードを確認・変更できる点が特徴です。
Excelのパラメータ変更にも対応しやすい
Excelは、バージョンアップや環境の変化などによって、内部の仕様や動作に関係するパラメータが変わることがあります。
こうした変更によって、以前は問題なく動作していたソフトが、エラーを起こすようになるケースも考えられます。
ソースコードが公開されていないソフトの場合、利用者自身でプログラムを修正することは基本的にできません。
開発元による更新を待つ必要があり、場合によっては修正されないまま使えなくなることもあります。
WBS集計／勤務報告書 集計ツールはオープンソースなので、ソースコードを修正できる環境や知識があれば、必要に応じてプログラムを調整できます。
Excelのパラメータが変更された場合や、集計対象となるファイルの仕様が変わった場合にも、自分で対応できる余地があるのは大きなメリットです。
業務に合わせて集計項目を変更できる
もう一つのメリットは、集計項目を変更することで、さまざまな用途に応用できることです。
例えば、標準の集計項目だけでは業務に必要な情報が不足している場合、ソースコードを変更して独自の項目を追加することが考えられます。
また、既存の項目名やデータの取得方法を変更することで、社内独自のExcelファイルに対応させることも可能です。
もちろん、実際に変更するにはプログラムの内容を理解し、適切に修正する必要があります。
プログラミングの知識がない場合は簡単に変更できるわけではありませんが、ソースコードを編集できるという選択肢があることは、長期的に利用するうえで安心材料になります。
一般的なExcel集計作業と比較したメリット
複数のExcelブックを集計する方法には、手作業による転記やExcelの関数、マクロなどを使う方法があります。
それぞれにメリットがありますが、扱うファイルの数や集計内容によっては、作業が複雑になることもあります。
ここでは、一般的な集計方法と比較しながら、本ツールの特徴を整理します。
手作業による集計との違い
手作業の場合、対象となるExcelブックを一つずつ開き、必要なデータをコピーして集計用ファイルに貼り付けます。
少数のファイルであれば対応できますが、ファイル数が多くなると作業時間が増加します。
また、同じ作業を繰り返すため、転記ミスや確認漏れが発生する可能性もあります。
複数フォルダに保存されたExcelブックを読み込んで一覧を作成できる本ツールは、こうした繰り返し作業を効率化するために役立ちます。
Excel関数やマクロとの違い
Excelの関数やマクロを使っても、複数のファイルからデータを集計することは可能です。
ただし、集計対象のファイルが増えたり、保存場所が複雑になったりすると、数式やマクロの管理が難しくなる場合があります。
また、Excelのバージョンやファイル構成が変わったときには、修正が必要になることもあります。
本ツールは、複数のフォルダ配下にあるExcelブックのデータを一覧化する目的に特化しているため、用途が合えば集計作業を進めやすくなります。
さらに、オープンソースであることから、必要に応じてプログラムを修正できる点も特徴です。
WBS集計／勤務報告書 集計ツールの動作環境
本ソフトの対応環境は、次のとおりです。
・Microsoft Excel 2010
・Microsoft Excel 2013
・Microsoft Excel 2016
・Microsoft Excel 2019
・Microsoft 365
比較的古いExcelのバージョンから、Microsoft 365まで対応環境として挙げられています。
そのため、Excel 2010や2013などを利用している環境でも、利用を検討できます。
ただし、実際の動作については、Windowsの環境やExcelの設定、ファイルの構成などによって異なる場合があります。
特に、Microsoft 365は継続的に更新されるサービスなので、長期間利用する場合は、使用環境で正常に動作するか確認することが重要です。
また、オープンソースのプログラムを変更して利用する場合は、変更後の動作確認も必要になります。
フリーソフトとして無料で利用できる
WBS集計／勤務報告書 集計ツールは、オープンソースのフリーソフトです。
有料の業務システムや専用の集計ソフトを導入する場合、ライセンス費用や導入費用が発生することがあります。
一方、フリーソフトであれば、費用を抑えながら必要な機能を利用できる可能性があります。
特に、複数のExcelブックからデータを集計するという用途が明確になっている場合、専用システムを新たに導入する前に、こうしたツールを検討するのも一つの方法です。
また、ソースコードが公開されているため、業務に合わせたカスタマイズを検討できる点も魅力です。
ただし、オープンソースだからといって、すべての環境で無条件に動作するわけではありません。
利用前には、対応するExcelのバージョンやソフトの仕様を確認し、実際の業務データを使う前にテストすることが大切です。
利用する際に確認しておきたいポイント
便利な集計ツールですが、導入する前に確認しておきたい点もあります。
特に、複数のExcelブックを扱う場合は、ファイルの構成やデータの内容が集計結果に影響することがあります。
集計対象となるExcelブックの構成
同じ種類のデータを集計する場合でも、Excelブックによってシート名や項目の配置が異なると、正しく読み込めない可能性があります。
例えば、あるファイルでは担当者名がB列に記載されていても、別のファイルではC列に記載されているといった違いです。
集計を安定して行うためには、対象となるExcelブックの形式をできるだけ統一しておくことが重要です。
元データのバックアップ
集計ツールを利用する際には、元となるExcelブックをバックアップしておくと安心です。
特に、プログラムを変更して利用する場合は、予期しない動作が発生する可能性もあります。
元データを直接変更しない運用にするなど、重要な業務データを保護する仕組みを整えておくことが大切です。
集計結果の確認
自動集計は作業の効率化に役立ちますが、集計結果が必ず正しいとは限りません。
元データに入力漏れや誤記がある場合、その内容が集計結果にも反映される可能性があります。
また、集計対象のファイルが正しく読み込まれているか、必要な項目が抜けていないかなども確認する必要があります。
特に勤務報告書など、業務上重要な情報を扱う場合は、集計後のチェックを忘れないようにすることが重要です。
WBS集計／勤務報告書 集計ツールはどんな用途に向いている？
このツールは、複数のExcelブックに分散しているデータを集約したい場合に適しています。
具体的には、次のような用途が考えられます。
・複数のプロジェクトで管理しているWBSデータの集計
・複数のExcelファイルに分かれた勤務報告書のデータ整理
・複数フォルダに保存されたExcelブックの情報一覧化
・繰り返し発生するExcelデータの集計作業の効率化
・業務内容に合わせた独自の集計プログラムへのカスタマイズ
特に、Excelを使った業務管理が定着している職場では、既存のファイル管理方法を大きく変えずに、集計作業を効率化できる可能性があります。
また、オープンソースという特徴を生かせば、標準の集計項目だけでは対応できない業務にも応用を検討できます。
ただし、複雑なデータ分析や高度な勤怠管理を目的とする場合は、専用のシステムと比較したうえで導入を判断することが大切です。
管理人のまとめ
今回は、複数のエクセルブックのデータ一覧を作成！「WBS集計／勤務告書 集計ツール」、と言うお話でした。
WBS集計／勤務報告書 集計ツールは、複数のフォルダ配下に保存されているExcelブックを読み込み、データの一覧を作成できるオープンソースのフリーソフトです。
本ソフトには、WBS集計ツール Ver 1.0と勤務報告書S集計ツール Ver 1.2の2種類が含まれています。
WBS関連のデータや勤務報告書の情報など、複数のExcelファイルに分散しているデータをまとめたい場合に役立ちます。
また、オープンソースであることも大きな特徴です。
Excelの仕様変更などによってプログラムの修正が必要になった場合でも、ソースコードを変更できる環境があれば、自分で対応できる可能性があります。
さらに、集計項目を変更することで、標準の用途以外にも応用できる点が魅力です。
対応するExcel環境は、Excel 2010・2013・2016・2019・Microsoft 365です。
複数のExcelブックを一つずつ開いて集計する作業を効率化したい場合や、業務に合わせてカスタマイズできる集計ツールを探している場合に、検討しやすいソフトといえます。
WBS集計／勤務告書 集計ツール、上手く使って下さいね！
●興味がある方はこちらのページから内容を確認して下さい。
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