管理人のべぎやすです。
今回は契約書管理をスムーズにしてくれるソフト「契約書管理システム(試用版)」のご紹介です。
最初に断っておきますが、このソフトは試用版ですから、使用に制限があります。
登録は5件までだそうです。
無料で体験してみてよければ有料版を購入して下さいということのようです。
このブログは基本的に無料ソフトを紹介していますので、今回は試用版を紹介します。
ところで。
管理人は法律のことは良く分からないのですが、契約書って面倒くさそうですね。
内容もそうだし、数が増えてくれば管理も大変だし。
どんな仕事でもそうですが、文書管理は本当に大変。
特に法律に関する仕事の場合は、文書で仕事が動いているようなところがありますから、ここがずさんだとどうしようもないわけです。
正直言って、いくらキレイにファイリングされていても紙の文書では探し出すにはとても時間がかかる。
しかも案件が増えていくと書棚がどんどん増えていく。
大きなビルでスペースがあるならいいですが、個人の事務所で資料が増えるのはその在庫だけでも大変なこと。
しかも紙の資料が増えるほど整理ができなくなりますから、関係書類を揃えるだけでも一苦労、ということになります。
紙の文書は必要なんですが、使うという場合には不便で仕方がない。
だからデータ化して保存しませんかということですね。
今なら通常の書類はパソコンで作成するでしょうし、紙の書類もスキャンしてPDFにしておけばいい。
昔は出来なかったことですが、今なら当然のことだと思います。
そうやって電子データで保管しておけばいつでも検索して呼び出すことが出来るし、紙を探すよりその場で印刷したほうが速い。
何度も印刷すると紙は無駄になるかも知れませんがそれよりもタイムロスのほうがコストが掛かると思うんですよね。
案件が少ない間は紙ベースでもいいでしょうが、ちょっと増えただけで手が回らなくなるのではないかなと。
何よりも探すという無駄な時間が増えるのがもったいない！
ただし、そういう保管や管理をする場合は、それなりのソフトがないと難しい。
そういうツールがないかなと調べて出てきたのが「契約書管理システム(試用版)」。
ということで。
この記事では、契約書の管理をスムーズにするソフト「契約書管理システム(試用版)」を紹介したいと思います。
契約書の管理をスムーズにするソフト「契約書管理システム(試用版)」で業務効率向上！
この「契約書管理システム(試用版)」を導入すれば、契約書を管理するのが簡単になります。
具体的に何が出来るのかは以下の通り。
＝＝ここから＝＝
この契約書管理システムは、さまざまな種類の契約書を登録し、
後日内容を確認したくなったときに、検索することで、
簡単かつスピーディーに、目的の契約書を特定、内容の確認を行えることを目的としたソフトです。
契約書の概要も登録できるため、わざわざ紙の契約書を取り出さなくても、概要の確認が行えます。
■■■主な機能■■■
●さまざまな種類の契約書を分類して、登録
貴社の運用方法に合わせ、契約書を契約内容別に分類し登録できるため、よりわかりやすく契約書を管理できます。
たとえば、通信関係(電話回線やネット等)を分類しておくことにより、回線の変更時も、
どんな契約を交わしているか一覧で確認が可能です。
また、電子ファイルの登録もできるので、スキャナーで取り込んだファイルを保存することもできます。
●登録した契約書の検索、照会
契約内容別の分類、取引先、担当者、契約期間などを元に、目的の契約書を検索し、内容の確認を行います。
●書類同士の関連付け
登録した書類同士を関連付けて登録することができるので、付帯書類を探すときにも便利です。
また、発注の契約書と受注の契約書を関連付ければ、仕入れと売りの確認にご利用いただくこともできます。
●印刷
台帳の印刷と、契約書の概要の印刷、関連付けを行った書類の一覧の印刷(付帯書類の印刷)ができます。
★ファイリングの見直しを考えている方へ
紙の契約書を、ファイリングしていても、いざ、確認する場合、探す時間がかかったり、
どこにファイリングされているのか所在がわからなくなったりしたことはありませんか?
当システムに登録し、自動発行されるコードをつけて、コード順に、ファイリングすることにより、
いつ契約したか思い出せないような契約書も、システムで、検索し、スピーディーに契約書を特定できるようになります。
■■■当システムに登録できる件数■■■
契約書は 999件まで(1日あたり)
取引先および担当者は 9,999件まで
書類の分類は 99件まで
■■■試用版の制限■■■
契約書、取引先、担当者、契約書種別(書類の分類)、それぞれ登録できるのは 5件までです。
■■■ご注意■■■
当システムは1台のパソコンでご利用いただくことを前提としています。
ネットワークを利用して、複数台でのご利用はできませんのでご注意ください。
＝＝ここまで＝＝
ということだそうです。
このソフトで契約書を登録しておけば、パソコンで検索して該当する契約書の特定がすぐにできるようになるということのようです。
このブログで紹介しているのは試用版ですので、とりあえう無料で導入してみて、どういう感じになるのか確認してみてはいかがでしょうか。
管理人のまとめ
今回は、契約書管理をスムーズにするソフト「契約書管理システム(試用版)」の紹介でした。
今どきですから、契約書の管理はパソコンで。
紙ベースだけではなく、電子データ化して検索できるようにしておけば業務効率は全く違います。
探す手間というのは、意識しないと分かりませんが相当な時間を使っているはず。
ソフトを導入すれば、その時間が減少するということです。
契約書管理をスムーズにするソフト「契約書管理システム(試用版)」を有効利用して下さいね！
●興味がある方はこちらのダウンロードページからダウンロードをお願いします。
（参考）
作成者のHPはこちら。
