管理人のべぎやすです。
今回は、電子帳簿保存法に対応した文書管理システム！「Secure文探」のご紹介です。
近年、電子帳簿保存法の改正により、企業や組織は帳簿や書類を電子的に保存する義務が強まっています。
特に2022年1月以降の制度変更では、電子取引データの保存要件が厳格化され、紙媒体での保存が認められなくなるケースも増えました。
これにより、紙書類からの脱却と同時に、安全で効率的な電子文書管理の仕組みが求められるようになりました。
そんな中で注目を集めているのが、電子帳簿保存法に完全対応した文書管理システム「Secure文探」です。
ということで。
この記事では、電子帳簿保存法に対応した文書管理システム！「Secure文探」、について紹介したいと思います。
「Secure文探」で文書管理を一元化！
この「Secure文探」を使えば文書管理の一元化ができるそうです。
具体的には以下の通り。
＝＝ここから＝＝
Secure文探は、電子帳簿保存法に対応したWebブラウザベースの文書管理ツールです。
大量の文書を直感的な操作で一元管理し、充実した検索機能で必要な情報を瞬時に見つけ出せます。
さらに、デジタルフォレンジックの機能を備え、大切な文書を安全かつ確実に保管。履歴管理や暗号化、アクセス制限など、多層的な保護で「過去」も「未来」も守ります。
＝＝ここまで＝＝
ということだそうです。
このソフトを使えば文書管理の一元化ができるんですね～
Secure文探とは何か？
Secure文探は、Webブラウザベースで動作するクラウド型文書管理ツールです。
社内外に分散する大量の電子書類を、誰でも簡単に一元管理できる点が最大の特長です。
ユーザーインターフェースは直感的で分かりやすく、専門的な知識がなくてもスムーズに利用できます。
また、検索性にも優れており、キーワードやタグ、日付など多彩な条件で文書を高速に検索することが可能です。
加えて、Secure文探は電子帳簿保存法の要件に準拠しており、電子取引データの真実性・可視性・保存性を担保します。
電子署名、タイムスタンプ、履歴管理、改ざん防止のための暗号化機能など、法的要件を満たすための仕組みが随所に組み込まれています。
具体的な機能と特徴
Secure文探が提供する主な機能には、以下のようなものがあります。
- 文書の一元管理：複数の部署やチームで扱う文書を一つのプラットフォーム上で整理・保管。
- 高度な検索機能：文書名や作成者、アップロード日などの条件に加えて、文書内の文字列にも対応した全文検索が可能。
- アクセス制限と権限管理：ユーザーごとに細かくアクセス権限を設定でき、情報漏洩リスクを低減。
- 履歴管理：誰がいつどのような操作を行ったかを記録。改ざんや不正操作を防ぐための証跡として活用。
- デジタルフォレンジック機能：不正アクセスやデータ改ざんが疑われる場合に備え、証拠保全のための技術的対策を実装。
- 暗号化保存：保存されるデータはすべて自動で暗号化され、外部からの攻撃にも強固に対処。
- バックアップ・災害対策：クラウド上での自動バックアップや、地理的に分散されたデータセンターでの冗長化により、災害時のデータ損失も最小限に。
電子帳簿保存法に対応するための要件とSecure文探の適合性
電子帳簿保存法で求められる主な保存要件には「真実性の確保」「可視性の確保」「保存性の確保」の3つがあります。Secure文探はこれらすべての要件に対応しています。
真実性の確保：電子署名やタイムスタンプにより、書類が作成・受領された日付や改ざんがないことを保証します。また、ログ機能によりアクセスや修正の履歴が残るため、監査対応もスムーズです。
可視性の確保：文書をすばやく表示・検索できるインターフェースを備えており、必要な時にすぐに内容を確認できます。検索のしやすさは、業務効率化にも直結します。
保存性の確保：クラウドストレージにおけるデータの長期保存と、改ざん防止のための暗号化、さらに多重バックアップにより、信頼性の高い保管が実現されています。
導入による業務改善とコスト削減
Secure文探の導入により、企業はこれまで煩雑だった紙文書の管理業務から解放されます。検索や共有、保管にかかる時間が大幅に短縮されるため、業務効率が飛躍的に向上します。また、スペースの削減にもつながり、オフィスの有効活用が可能になります。
さらに、監査対応のための準備作業が軽減される点も見逃せません。必要な証憑を素早く抽出し、監査官に提示することができるため、監査対応時間や人件費の削減にも寄与します。電子帳簿保存法に完全対応していることで、将来的な法改正への柔軟な対応も期待でき、継続的な業務改善の基盤ともなります。
管理人のまとめ
今回は、電子帳簿保存法に対応した文書管理システム！「Secure文探」、と言うお話でした。
「Secure文探」は、電子帳簿保存法に対応しつつ、セキュリティ、操作性、拡張性のバランスが取れた高機能な文書管理システムです。
導入することで、法令遵守だけでなく、日々の業務の効率化や情報資産の保全が可能になります。
ますます複雑化する情報管理の時代において、Secure文探は信頼できるソリューションとして、多くの企業にとって強力な味方となることでしょう。
この記事が、電子帳簿保存法に対応した文書管理システム！「Secure文探」の参考になればと思います。
Secure文探、上手く使って下さいね！
●興味がある方はこちらのページから内容を確認して下さい。
（参考）
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