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管理人のべぎやすです。
今回は、注文書が簡単に作成できるソフト「注文書管理ツール for Access」のご紹介です。
管理人が社会人になった頃、社内的には注文書とか発注書は手書きでした。
何枚か綴りのノーカーボン紙にボールペンで同じようなことを書いていた記憶があります。
何年か経ってネットが当たり前になった頃、会社としても発注のシステムが出来たようで、書類でのやり取りではなくデータを入力するように変わってましたね～
それでも対外的にはまだまだFAXで注文とかが普通でしたけど。
その後転職した会社でもたまに注文書をかかされましたが、国内はFAXが多かったですね。
海外とのやり取りではメールにPDFを添付してたのに。
多分取引数が少ないので、FAXで十分だったんでしょうね。
取引先との関係が密接なら、ネットで情報を共有すれば受発注処理も簡単でいい気がしますが、それだと間に入る商社とか卸商は存在意義が無くなるのでしょうね。
それで存在意義がなくなるならいらないと思いますけど、商社からしたら死活問題ですからなるべく情報は隠したいということでしょう。
それはそうとして。
その注文書、毎回似たようなものを書くのは面倒なんですよね。
これも毎月定期的に発注があるならいいんですが、たまにしか注文が来ないときには前はどうだったか？というのを履歴を確認しないといけないわけですよ。
前と同じか違うのかとかは確認が必要ですから。
そうなると、注文書を探すわけなんですが、紙ベースだとなかなか出てこないことがあるわけです。
パソコンにデータが残っていればいいですけど、最終的なものだけが残っているとは限らないし。
最悪間違って消しましたとか、そういうのもありますからね。
そんな管理状況だったら紙ファイルとデータ、どっちがマシか分かったものではありません。
探し回って出てきてくれたらいいんですが、出てこないこともあるし。
運が良ければすぐに見つかりますけど、調べるのはとても面倒なんですよね。
こんなのも、管理体制がしっかりしている会社なら問題ないんですけど、社員任せのいい加減なところだと、かつての管理人と同じ目に合う人がたくさんいるわけです。
管理人は実際にそういう人でしたし。
だから注文書が簡単に作成できて管理も出来るようなソフトがあればと思うんですよね。
今ではそういうソフトはたくさんあります。
ここで紹介する「注文書管理ツール for Access」もそのひとつ。
ということで。
この記事では、注文書が簡単に作成できるソフト「注文書管理ツール for Access」を紹介したいと思います。
注文書が簡単に作成できるソフト「注文書管理ツール for Access」で注文書管理を効率的に！
この「注文書管理ツール for Access」を使えば注文書の管理が率的になります。
具体的に何が出来るのかは以下の通り。
＝＝ここから＝＝
注文書管理ツール for Access(以下、注文書管理ツール)は、注文書の作成や管理を行うツールです。
取引先や商品を登録・管理する事により、紙や表計算ソフト(エクセル等)に比べ、 「注文書」の作成が簡単に行え、過去の「注文書」の検索等の管理が可能になります。
＝＝ここまで＝＝
ということだそうです。
このソフトはアクセスベースなので紙ファイルやエクセルで管理するよりは簡単だということのようですね。
ただし、それはアクセスに慣れている人の場合。
そこがわからない人にとってはかえって面倒なソフトになりますから導入は慎重にしたほうが良いでしょう。
無料なので気軽に使ってみればいいとは思いますが、業務が軽減できないと意味がありませんので。
管理人のまとめ
今回は、注文書が簡単に作成できるソフト「注文書管理ツール for Access」の紹介でした。
管理人はもともと技術者なので注文書の作成がメインの仕事というのはやったことがありません。
注文書と言えば自分が使う実験器具とか、サンプルとかそういうのが多かったですね。
今どきは、会社によっては普通に通販と同じようにネットで受注しますから、注文書自体にだんだんと意味がなくなっていくのかなと思います。
体質が古いところはFAXの注文も残るんでしょうが。
そのうち受発注業務自体をAIがやるようになるのかも知れませんね。
とはいえ、今しばらくは人間が書類を書いて発注するというのはなくならないでしょう。
過去の履歴を見返すこともあるでしょう。
そういうときにはシステムが入っていて、検索とか、前回履歴を下敷きに注文するとか出来れば便利だろうなと思います。
ただし、こういうシステムの場合、担当者の業務内容が大きく変わりますから、そこは慎重にやるべきでしょうね。
ベテランだとアクセスがさっぱり分からないから、それが使える若い人にシワ寄せが来るとか。
使える人に仕事が偏るとか。
業務効率をあげるためのソフトやシステムが仕事の分担を崩してしまうなら本末転倒なので、導入してからの影響をよく観察しておかないと問題が起こるのではないかと思います。
時間が経過すればそれなりに運用できるというならいいんですが、システムがトラブルを増やすという事例は多々ありますので、本当にみんなが楽になるための運用をしてほしいと思いますね。
まあ無料ですから、やってみてうまく行かなければやめればいいとは思いますけど。
ぜひ、注文書が簡単に作成できるソフト「注文書管理ツール for Access」を有効利用して下さいね！
●興味がある方はこちらのページから内容を確認して下さい。
（参考）
作成者のHPはこちら
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